Eine Datensicherung sollte zwingend in regelmäßigen Abständen erfolgen. Dafür können Softwareanwendungen hinzugezogen werden. Dabei handelt es sich um spezielle Programme, die interne Daten eines Computers entsprechend sichern. Ein weiterer Faktor, der nicht außer Acht zu lassen ist, ist ein geeigneter Aufbewahrungsort für die Daten.
Daten müssen immer auf einem externen Speichermedium abgelegt werden. Dazu eignen sich externe Festplatten. Diese sind preislich betrachtet günstig und verfügen über ein hohes Speichervolumen. Dank ihrer Anschlussmöglichkeiten, lassen sie sich mit verschiedenen Computern verbinden. Die Daten auf einer externen Festplatte zu sichern, wird vor allem Privatpersonen empfohlen. Im unternehmerischen Bereich sind andere Sicherungsmöglichkeiten zu nutzen. Dies hängt mit der Art und der Menge der zu sichernden Daten zusammen.
Unternehmen sind sogar gesetzlich dazu verpflichtet, alle elektronischen Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die erstellten Sicherungskopien sind an einem sicheren Ort aufzubewahren. Jeder sollte sich gut merken, wo er die externe Festplatte platziert. Eine Datensicherung ist unter anderem sinnvoll, um ein elektronisches System wieder herzustellen. Die Wiederherstellung wird mit aktuell gehaltenen Sicherungskopien wenig Zeit in Anspruch nehmen und reibungslos ablaufen. Über die Datensicherung, sowie über die Wiederherstellung ist es hilfreich, Dokumentationen anzulegen. Gerade im geschäftlichen Bereich ist diese Maßnahme unumgänglich. Jeder hat darauf zu achten, dass die Sicherung einerseits überprüft und andererseits immer auf einem aktuellen Stand gehalten wird. So kann eine eventuelle Wiederherstellung zeitnah erfolgen.
Im Zeitalter des Computers sind Daten aus den vorgenannten Gründen ein wichtiges Thema. Gerade übers Internet werden Daten versendet und empfangen. Der eigene PC wird genutzt, um wichtige Daten abzuspeichern. Rechercheergebnisse zu einem Thema können übersichtlich in Dokumenten auf dem Rechner abgelegt werden. Wird zum Beispiel eine Online-Recherche durchgeführt, lassen sich alle Daten, die in diesem Zusammenhang gefunden wurden, in einem Verzeichnis auf dem elektronischen Schreibtisch ablegen. Doch was mit all diesen Daten passiert, wenn der Computer einmal nicht mehr funktioniert, darüber wurde bisher viel zu selten nachgedacht. Umfragen im Internet ergaben, dass nur wenige Personen ihre Daten angemessen sichern.